Muss ich meine Briefe, Rechnungen und andere Dokumente einscannen?

Es wird so viel über das „papierlose Büro“ geschrieben und gesprochen.
Doch in unseren Köpfen heißt es oft noch:
„Denn was man schwarz auf weiß besitzt, kann man getrost nach Hause tragen!“

Computerangst - papierloses BüroSicherlich: irgendwann werden wir Dokumente jeder Art kaum noch auf dem Papier haben, sondern ausschließlich in digitaler Form verwalten. Aber auch hier gilt: bitte nichts überstürzen!

Dass eine komplett digitale Verwaltung von Dokumenten kommen wird, das ist sicher. Im Fachchinesisch nennt sich das dann „DMS – Dokumenten-Management-Systeme. Wir haben heute schon rechtlich gesicherte Standards für digitale Dokumente (das sind PDF-Dateien, die tatsächlich einer DIN-Norm entsprechen), die digitale Unterschrift und wir haben sogar schon ein Verfahrungen zum Austausch elektronischer Rechnungen. Und wenn Sie mal an Ihren letzten Online-Kauf denken: da kam die Rechnung doch sicher per E-Mail.

Die Zahl der Hersteller, die diese neue Technologie anbieten, ist riesig. Aber bevor man überhaupt an diesen Schritt denkt, müssen einigen Fragen geklärt sein.

Die wichtigste Frage überhaupt: Wann sollte man damit anfangen? Nun, ganz sicher nicht „mal so eben an einem verregneten Wochenende damit anfangen“.
Sondern sich Zeit nehmen, sich beraten lassen um dann mit der für Sie geeigneten Lösung langsam und in kleinen Schritten zu starten.

Weitere wichtige Fragen:

  • Wo sollen meine digitalen Dokumente liegen? Auf meiner Festplatte? Oder in dieser komischen „Cloud„?
  • Welche Dokumente müssen und welche Dokumente können digital gespeichert sein?
  • Welche (teils gesetzlichen) Vorgaben muss ich beachten?

Und natürlich gilt auch hier „Schuster, bleib bei deinem Leisten“. Sie müssen nicht zum Experten für digitale Dokumente werden. Schließlich haben Sie bisher ja auch keine Aktenschränke entworfen, stimmt’s?

Das Angebot dieser Seite steht: wir beraten Sie kostenlos, weil wir davon überzeugt sind, dass eine gute Beratung den Großteil der möglichen Probleme gar nicht erst entstehen lässt.

Schicken Sie uns einfach eine E-Mail an beratung@computerangst.de  oder nutzen Sie unser Formular.
Natürlich können Sie uns auch telefonisch unter 030 / 7 55 10 55 7 erreichen.

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2 Kommentare:

  1. Find ich Klasse, das hier Menschen kostenlos beraten werden.
    Rechnungen die man erstellt hat man ja eh schon auf dem eigenen Rechner als PDF. Die meisten bekommt man ja auch digital übersandt. Wenn dann doch mal die eine oder andere kommt, kann man diese ja einscannen. So hat man dann alles beisammen. Speichern würde ich persönlich immer doppelt. Einmal auf der Festplatte und einmal in einer Cloud.

  2. Regina Winkelmann

    Hallo und auch tip an alle: ich habe gestern mit MAtthias von computerangst telefoniert und wurde 20 Minuten klasse beraten (ohne etwas zu zahlen!)
    Am Ende sagte er, dass er einen beitrag über das Thema schreiben wird und da ist er auch schon. von meiner seite: DANKE

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